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建設領域電子文件全生命周期管理探索

來源:核心期刊咨詢網位置:電子信息論文時間:2020-06-09 10:4312

  摘 要:建設領域電子文件全生命周期管理,從前期的材料歸集管理,到中期的辦理流轉管理,以及后期的電子文件歸檔管理,三者之間緊密聯系、相輔相成。經大量調研發現,由于三者之間步調不一致,導致電子文件全生命周期并不完善,特別是辦理流轉中的數據沒有按標準固化和封裝,以及后期的電子文件歸檔環節處于嚴重缺失的狀況。通過引入規范和加強制度建設,利用信息化技術,從而確保電子文件全生命周期的真實、完整、可用和安全。

  關鍵詞:建設領域;電子文件;全生命周期;電子檔案管理
 

建設領域電子文件

  一、建設領域電子文件分析

  1.建設領域電子文件發展背景

  隨著國務院第716號令《國務院關于在線政務服務的若干規定》的發布,各地都為加快建設全國一體化在線政務服務平臺做著大量的工作,“最多跑一次”、“不見面審批”、“一網通辦”等工作重心進入人們的視野,相對于過去辦事審批環節多、程序繁瑣、邏輯關系混亂等問題有了非常大的改善和進步。隨即呼之欲出的電子文件全生命周期管理,由此而來,F有的工作模式已打破傳統紙質文件的運轉流程,一切通過指定辦事大廳的網頁入口提交材料,到后臺審批,最終完成并答復,在建設領域體現的尤為明顯,大幅度減少了工作周期和人力投入。

  2.建設領域電子文件特征

  由住房城鄉建設部牽頭制定的《建設電子文件與電子檔案管理規范》已于2017年發布并實施,將在城鄉規劃、建設及其管理活動中形成的,可依靠計算機等數字設備閱讀、處理,并可在通信網絡上傳送的數字格式的信息記錄,出臺了非常完整的管理規范。建設領域電子文件的全生命周期包括電子文件的形成、電子文件歸檔、電子檔案移交和接收、電子檔案保管以及電子檔案利用。

  3.建設領域電子文件研究的目的

  建設領域包含住房和城鄉建設各行業和專業管理部門(例如城市建設、鄉村建設、燃氣等),各業務流程獨立且復雜,故需要專門建立行業標準來保障建設領域電子文件全生命周期的流轉。本篇主要針對建設領域電子文件全生命周期進行分析,從多角度剖析管理模式,引入上海市建設領域“一網通辦”的工作流程,探索電子文件歸檔制度建設和技術路徑方法,提升檔案工作為政府行政管理服務效能。

  二、建設領域電子文件所面臨的問題

  1.制度保障不到位

  建設領域業務繁多,各類事項各自擁有其獨特的辦理方法。由于種類多,繼而導致很難用一個通用的文件來規范業務辦理流程。上海市“一網通辦”雖然能夠很好地解決了各委辦局事項分散在各自系統中,數據無法得到共享的問題,但也帶來了“三種模式”的流轉機制,即現階段并未達到統一的流轉方式。相對應的制度建設方面,暫時沒有得到很好的保障。雖說現已出臺的《上海市“一網通辦”電子檔案管理暫行辦法》和《政務服務“一網通辦”電子文件歸檔管理技術規范》已對該問題有明確的要求和說明,但從實際操作的角度來看,“一網通辦”各類審批事項早已對外正常開展服務,后期的電子文件歸檔已處于后置和被動的狀況,而且必須通過一系列的各類信息系統改造,方能符合文件中的要求,由此帶來大量的人力和財力消耗,甚至會對現有系統的穩定運行帶來不小的影響。

  2.電子文件全生命周期不完整

  建設領域中的業務流程,大類中細分小類,每種類別的流程都不同,從而導致電子文件歸檔范圍很難及時得到準確的確定。先期開展建設類電子文件流轉工作之時,由于沒有及時考慮后期歸檔的操作方式,制度未能及時保障,從而導致文件生命周期不完整,辦結完畢的電子文件信息依舊留存于業務系統之中,沒有得到及時規范化地歸檔和利用。特別是對于檔案從業人員來說,要熟悉所有業務流程,才能確定電子文件歸檔的完整性,并保障后期的準確利用。

  3.電子文件歸檔保障缺失

  由于電子文件歸檔操作沒有第一時間跟進,而且在全生命周期中如果未考慮后期電子文件歸檔方面的要求,將會影響到以后電子文件的利用。若在流轉過程中,電子文件的元數據信息未能及時固化和封裝,電子文件的真實性、完整性、可用性和安全性都難以得到保障。以上海“一網通辦”中的模式二和模式三為例,所謂模式二,即在“一網通辦”平臺上受理后,進入業務系統,由業務系統流轉后把結果推送給統一平臺,電子文件的全生命周期都在業務系統中留存;所謂模式三,即用戶通過“一網通辦”平臺登陸后直接進入業務系統,全過程都在業務系統中進行,電子文件的全生命周期也都在業務系統中留存。電子文件歸檔由于出臺晚,并未同步跟進在全生命周期中進行建設,由此帶來大量的系統改造工作以及后期與電子檔案管理系統對接的問題。

  三、建設領域電子文件管理的方法和措施

  1.創新“一站式”工作流機制,強化辦事流程管理

  近年來,為了把建設領域電子文件全生命流轉這項工作做實做細,按照“零材料”“零跑動”最高標準,不斷優化業務流程,拓展移動端、自助終端辦理渠道,全面推進高頻公共服務事項“不見面”辦理。以事項標準化、指南精細化為基礎,以證照調用、數據共享為支撐,以動態監管、人工復核為保障,積極探索“無人干預自動辦理”新模式。以通辦為原則、不通辦為例外,進一步增加個人政務服務事項數量。深化和拓展長三角“一網通辦”,實現個人申請出具異地貸款繳存使用證明“全程網辦”。鞏固完善社會投資項目“一站式”在線辦理功能,并逐步復制應用到政府和國有企業投資項目的辦理。以建設領域項目全覆蓋、業務全流程、數據全歸集為目標,制定項目共享庫和數據標準,將主線審批、輔線審批和評估評審等涉及企業辦事入口全部歸集到一個系統中。不斷完善系統功能,加強效能監督。加強數據系統互聯互通,全力推動工程建設項目相關政務服務事項在統一平臺上一口進出,實現申請材料信息“一次提交、多次復用”。推動政務服務事項線上線下辦理一套業務標準、一個辦理平臺,確保同一事項、同一辦事形成線上辦事指南和線下窗口業務流程一致、辦理標準一致。開展線上線下咨詢服務,為“一網通辦”提供更加細致的服務保障。依托政務服務窗口和服務熱線,做好建筑領域行政審批事項和網上平臺操作的咨詢服務,逐步實現“一線接聽解答”和“一站式服務”,不斷提升企業辦事的獲得感,確保電子文件前端收集齊全。

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